Ferramentas apoio - PDF


Para que um arquivo PDF esteja aderente às especificações técnicas da IN 35/2015  e, consequentemente, seja aceito no sistema e-TCEES, ele deve ter as seguintes características:

  • Pesquisável
  • PDF/A
  • Tamanho de até 10 MB
  • Páginas com tamanho médio máximo de 300 KB
  • Assinado digitalmente segundo o padrão ICP Brasil

ATENÇÃO: Toda vez que você alterar um arquivo PDF suas assinaturas digitais serão invalidadas. Portanto, realize a assinatura digital somente após executar todas as operações desejadas no arquivo PDF.

Verificação de conformidade do arquivo PDF com a IN 35/2015

O TCEES construiu uma ferramenta online acessível dentro e fora do Tribunal que permite a verificação de conformidade de arquivos PDF com a IN 35/2015.

Acesse: http://conformidadepdf.tce.es.gov.br


Há vários programas disponíveis no mercado, inclusive alguns gratuitos, que podem ser utilizados para que arquivos PDF sejam formatados e assinados digitalmente em conformidade com essas exigências. Não cabe ao TCEES determinar quais programas devem ser adotados e nem prestar suporte técnico relacionado à sua utilização.

Caso haja dúvida na operação do programa adotado, deverá a parte interessada obter suporte técnico com seu respectivo setor de tecnologia da informação.
Apenas a título de sugestão o TCEES indica alguns softwares gratuitos que podem ser utilizados para o atendimento das especificações estabelecidas:

 



Redução do tamanho do arquivo PDF + Conversão para PDF/A

Para redução de arquivos PDF recomendamos a ferramenta desenvolvida pelo TRT 14ª Região, Otimizador PDF.

Acesse o site do TRT14 e realize o download e posterior instalação da ferramenta.

A instalação criou uma pasta no Menu Iniciar chamada Otimizador de PDF - TRT14. Um clique em  Otimizador de PDF - TRT14 irá abrir a ferramenta.

otimizador

  1. Clique em Otimizar PDF.
  2. Na seção Entrada, clique em Abrir.
  3. Na tela que se abriu, procure e selecione o arquivo desejado.
  4. Após selecionar o arquivo, será pergutado se você deseja realizar uma análise prévia do arquivo, clique em Sim.
  5. Será exibido uma caixa com a resolução do arquivo selecionado. Clique em Ok.
  6. Na seção Saída você pode selecionar onde o arquivo gerado será armazenado. Por padrão o arquivo é salvo na mesma pasta do arquivo a ser otimizado.
  7. Na seção Opções, vá até Finalidade da Conversão.
  8. Selecione a opção Não Dividir.
  9. Clique em .. para gerar o novo arquivo.
  10. Ao final do processo o seu arquivo será compatível com o padrão PDF/A além de ter sido comprimido (redução do tamanho do arquivo).

Sobe



Como converter um arquivo PDF para pesquisável

Para conversão de documentos PDF não pesquisáveis para PDF pesquisável, existe um ferramenta gratuita chamada PDF-XChange que realiza a tarefa.

Realize o download e posterior instalação da ferramenta em sua máquina. Não se esqueça de adicionar o language pack para a língua portuguesa.

  1. Acesse Iniciar > Todos os Programas > PDF-XChange > PDF-Xchange Viewer
  2. Na pergunta Devo tornar este aplicativo o leitor de PDF padrão? clique em Não;
  3. Clique em Abrir;
  4. Na tela seguinte selecione o arquivo a ser convertido;
  5. Selecione o arquivo desejado, e clique em Abrir;
  6. Clique no botão OCR;
  7. Na tela que se abriu, clique em OK. Obs: Quanto maior a quantidade de páginas mais demorada será a operação de reconhecimento de palavras;
  8. Clique no botão Salvar e seu documento terá sido convertido para pesquisável.

Sobe



Como converter um arquivo para PDF/A a partir do Microsoft Word ou Excel

Ao editar um documento no Microsoft Word ou Excel, siga os passos abaixo:

  1. Clique em Arquivo > Salvar Como;
  2. Em Tipo, escolha a opção PDF e depois clique em Opções;
  3. Na seção Opções de PDF marque a caixa Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) e depois clique em Ok;
  4. Clique em Salvar e o seu arquivo estará salvo no formato PDF/A.

Observação: arquivos PDF/A gerados diretamente do Word, Excel ou LibreOffice raramente requerem tratamento adicional de compressão, portanto já são, na maioria das vezes, plenamente compatíveis com as especificações da IN 35/2015.

Sobe



Divisão de arquivo PDF

A ferramenta PDF SAM permite a realização de tarefas como dividir e unir arquivos PDF. Realize o download e posterior instalação da ferramenta.

Importante: quaisquer operações realizadas em arquivos PDFs com esta ferramenta implica na perda da característica PDF/A do arquivo. Portanto, é necessário convertê-los para PDF/A ao final das operações.

  1. Abra Menu Iniciar > PDFsam Basic > PDFsam Basic para iniciar a ferramenta.
  2. Clique no botão Dividir;
  3. Clique no botão Selecionar e escolha o arquivo que deseja dividir;
  4. Em Configurações de divisão escolha a opção que melhor atende a sua necessidade;
    1. Por exemplo, digamos que você tem um documento de 100 páginas e decidiu que a melhor forma de dividi-lo é gerando arquivos com 10 páginas cada. Neste caso você selecionaria a opção "Dividir a cada n páginas" nas configurações de divisão e colocaria o número "10" na caixa de texto ao lado.
  5. Em Configurações dos documentos PDF gerados insira um prefixo para o nome dos arquivos a serem gerados;
  6. Clique em Executar.

 Onde meus arquivos finais foram gravados?

- Por padrão os arquivos gerados são gravados no mesmo local onde foi selecionado o arquivo a ser dividido. Isso significa que se você, por exemplo, selecionou um arquivo para ser dividido que estava na pasta "Documentos", os arquivos resultantes desta divisão serão salvos na mesma pasta, com o prefixo inserido no passo 5 do procedimento anterior.

- Deseja alterar o destino dos arquivos a serem gerados? Na caixa "Diretório de destino", clique em "Selecionar" e selecione um novo local para salvar os arquivos.

Sobe



Como unir vários arquivos em um único PDF ?

  1. Abra Menu Iniciar > PDFsam Basic > PDFsam Basic para iniciar a ferramenta.
  2. Clique em Unir;
  3. Clique em Adicionar (A);
  4. Na janela aberta, procure pelos arquivos que deseja unir;
  5. Selecione os arquivos e clique em Abrir;
  6. Para alterar a ordem dos arquivos a serem concatenados;
    1. Selecione o arquivo desejado e clique em Mover para cima (U) ou Mover para baixo (D) de acordo com a necessidade;
  7. Clique em Executar;
  8. Ao fim do processo é exibida a mensagem de Concluído;
  9. Os arquivos foram unidos em um só arquivo e salvos com o nome de pdf.

Onde meu arquivo final foi salvo?

- Por padrão, o arquivo final é salvo no mesmo local onde foram selecionados os arquivos para serem unidos;

- Isto significa que se você, por exemplo, selecionou dois arquivos para serem unidos que estavam na pasta Documentos, o arquivo resultante desta união será salvo na mesma pasta, sob o nome PDFsam_merge.pdf.

Sobe



Como girar uma determinada página do meu arquivo PDF ?

  1. Selecione Menu Iniciar > Todos os Programas > Ferramentas PDF > PDF SAM;
  2. Clique em Rotacionar;
  3. Clique em Adicionar (A);
  4. Na janela aberta, procure pelo(s) arquivo(s) que deseja rotacionar a(s) página(s);
  5. Selecione o(s) arquivo(s) e clique em Abrir;
    1. Adicionou algum arquivo por engano? Selecione o mesmo e clique em Remover (R) para removê-lo da lista;
  6. Na caixa Configuração de rotação selecione a configuração de rotação que melhor atende às suas necessidades;
  7. Em Configurações de nomes de arquivo insira um prefixo para o nome dos arquivos de saída;
  8. Clique em Executar.

 

Onde meus arquivos finais foram salvos?

- Por padrão, os arquivos finais são salvos no mesmo local onde foi selecionado o arquivo para ser dividido.

- Isso significa que se você, por exemplo, selecionou um arquivo para que estava na pasta Documentos, o arquivo resultante será salvo na mesma pasta, com o prefixo selecionado;

- Quer mudar o destino dos arquivos finais? Na caixa Diretório de destino, clique em Selecionar e selecione um novo local para salvar os arquivos resultantes.

Sobe



Como assinar digitalmente um documento PDF

AssinadorLivre - Software desenvolvido pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro que oferece a possibilidade de assinar digitalmente documentos em PDF.

Sobe



Como assinar digitalmente vários documentos em lote

DigiSigner 4.0 - Software que permite assinar digitalmente vários arquivos PDF em lote.

Sobe



FAQ - Perguntas e Respostas


1) Preciso realizar diversas operações sobre um arquivo PDF. Qual é a ordem de execução recomendada dessas ações?

Documento Físico

  1. Digitalize o documento.
  2. Realize operações de união, divisão, ou rotação do(s) arquivo(s) PDF(s) gerado(s) conforme necessário.
  3. Se ainda não é, torne o arquivo pesquisável.
  4. Realize a conversão para PDF/A.
  5. Se necessário, assine o documento.

Documento Digital

  1. Procure os arquivos a serem manipulados.
  2. Realize operações de união, divisão, ou rotação do(s) arquivo(s) PDF(s) conforme necessário.
  3. Se ainda não é, torne o arquivo pesquisável.
  4. Realize a conversão para PDF/A.
  5. Se necessário, assine o documento.

 

2) PDF/A e PDF Pesquisável significam a mesma coisa?

Não. São características distintas. Um PDF pesquisável é um arquivo PDF que permite a busca por palavras em seu conteúdo. Já um PDF/A é um tipo de arquivo PDF autocontido, ou seja, todas as informações necessárias para exibir o documento de forma consistente devem estar presentes no arquivo.

Um arquivo pode ser PDF/A e não ser pesquisável, assim como pode ser pesquisável e não ser PDF/A.

 

3) Arquivos eletrônicos, tais como páginas web, documentos do Word, planilhas, etc. devem ser primeiramente impressos e posteriormente digitalizados no formato PDF/A?

A resposta é não. Estes arquivos já estão em formato eletrônico, necessitando apenas de serem adequados ao padrão PDF/A.

Sobe